الفاتورة الإلكترونية للصالونات: دليل متطلبات زاتكا المرحلة الثانية

ما هي الفاتورة الإلكترونية؟

الفاتورة الإلكترونية هي فاتورة تُصدر وتُحفظ من خلال نظام إلكتروني متوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، بصيغة إلكترونية منظمة. والفكرة ليست فقط طباعة إيصال من جهاز، بل أن يكون النظام الذي يصدر الفاتورة نفسه مستوفياً للضوابط الفنية التي حددتها الهيئة.

ويوضح الدليل التفصيلي للهيئة أن الفاتورة المكتوبة بخط اليد، أو الفاتورة الممسوحة ضوئياً، لا تُعد فاتورة إلكترونية. لذلك فالدفتر أو الإيصال اليدوي لم يعد خياراً مناسباً للصالون الخاضع لضريبة القيمة المضافة.

المرحلة الأولى: مرحلة الإصدار

بدأ تطبيق المرحلة الأولى، وتسمى مرحلة الإصدار، في 4 ديسمبر 2021، وتشمل جميع المكلفين المقيمين الخاضعين لضريبة القيمة المضافة. في هذه المرحلة يجب إصدار الفواتير والإشعارات الدائنة والمدينة وحفظها إلكترونياً من خلال حل متوافق.

وفي هذه المرحلة أصبح رمز الاستجابة السريعة QR مطلوباً على الفاتورة الضريبية المبسطة، وهي الفاتورة التي يصدرها الصالون عادة لعميلاته الأفراد.

المرحلة الثانية: مرحلة الربط والتكامل

بدأت المرحلة الثانية، وتسمى مرحلة الربط والتكامل، في 1 يناير 2023. وفيها يجب ربط نظام الفوترة لدى المنشأة بمنصة فاتورة التابعة للهيئة، وإصدار الفواتير بصيغة محددة، وإضافة عناصر إضافية إلى الفاتورة.

ولا تُطبق هذه المرحلة على الجميع دفعة واحدة، بل على مجموعات متتالية تختارها الهيئة بناءً على حجم الإيرادات الخاضعة للضريبة. فالمجموعة الأولى كانت المنشآت التي تجاوزت إيراداتها الخاضعة للضريبة لعام 2021 ثلاثة مليارات ريال، ثم توالت المجموعات بحدود أقل. والمهم لك أن الهيئة تبلغ كل منشأة مستهدفة قبل موعد ربطها بستة أشهر على الأقل.

هل يشمل ذلك صالونك؟

إذا كان صالونك مسجلاً في ضريبة القيمة المضافة، فمتطلبات المرحلة الأولى تنطبق عليك منذ ديسمبر 2021. أما المرحلة الثانية فتعتمد على المجموعة التي تحددها الهيئة لمنشأتك، وتصلك بها رسالة إشعار رسمية.

لذلك ننصحك بمتابعة البريد الإلكتروني المسجل لدى الهيئة، ومراجعة حسابك في بوابة الهيئة، والتأكد من أن رقمك الضريبي وبيانات منشأتك محدّثة. ومع ذلك لا تنتظري الإشعار حتى تبحثي عن نظام، لأن اختيار برنامج مرتبط مع منصة فاتورة مسبقاً يجعل الانتقال سلساً حين يأتي دورك.

كيف يتم الربط مع منصة فاتورة عملياً؟

بحسب دليل الهيئة، تدخل المنشأة إلى بوابة فاتورة باستخدام بيانات الدخول إلى بوابة الهيئة، ثم تطلب رمز تحقق لمرة واحدة لكل جهاز أو حل فوترة تريد ربطه، ثم يُدخل هذا الرمز في نظام الفوترة، وبعدها تتحقق المنشأة من نجاح عملية الربط.

الخطوات بسيطة إذا كان البرنامج الذي تستخدمينه جاهزاً للمرحلة الثانية. أما إذا لم يكن كذلك، فلن تنفعك الخطوات، وستحتاجين إلى تغيير النظام في وقت ضيق. في سنسا نساعدك في خطوات الربط عند الإعداد، والتفاصيل في صفحة الفوترة الإلكترونية للصالونات.

الفاتورة المبسطة في الصالون

أغلب عميلات الصالون أفراد، لذلك فالفاتورة الأكثر استخداماً هي الفاتورة الضريبية المبسطة. يجب أن تحمل رمز QR، وفي المرحلة الثانية تُرسل إلى منصة فاتورة بعد إصدارها وفق المهلة التي تحددها الهيئة.

أما إذا كانت عميلتك منشأة، مثل شركة تحجز خدمات لموظفاتها، فقد تحتاجين إلى إصدار فاتورة ضريبية كاملة باسم المنشأة ورقمها الضريبي. لذلك تأكدي أن الكاشير لديك يدعم النوعين. اطلعي على صفحة برنامج كاشير الصالون لمعرفة كيف يتعامل سنسا مع ذلك.

أخطاء شائعة تجنبيها

من الأخطاء الشائعة الاعتماد على جهاز كاشير قديم لا يعرف المزود إن كان سيدعم المرحلة الثانية، أو إصدار فواتير من جداول أو برامج تحرير نصوص، أو تأجيل البحث عن نظام حتى يصل الإشعار.

ومن الأخطاء أيضاً الفصل بين نظام الحجوزات ونظام الفوترة، فتسجل الموظفة الخدمة في مكان وتصدر الفاتورة في مكان آخر. هذا يضاعف العمل ويفتح باب الأخطاء. البرنامج الذي يجمع الحجوزات والكاشير في نظام واحد يجعل الفاتورة تخرج من الموعد نفسه بضغطة.

خطة استعداد من خمس خطوات

الخطوة الأولى: تأكدي من تسجيل منشأتك في ضريبة القيمة المضافة، ومن صحة رقمك الضريبي وعنوانك الوطني وبيانات السجل التجاري، لأن هذه البيانات تظهر على كل فاتورة.

الخطوة الثانية: راجعي النظام الذي تستخدمينه اليوم، واسألي مزوده كتابياً عن جاهزيته للمرحلة الثانية. إذا كان الجواب غير واضح، فابدئي البحث عن بديل الآن لا لاحقاً.

الخطوة الثالثة: وحّدي طريقة إصدار الفواتير في صالونك، بحيث تصدر كل فاتورة من نظام واحد فقط، ولا تصدر أي موظفة فاتورة من جهاز آخر أو من ورقة جانبية.

الخطوة الرابعة: تأكدي أن حساب منشأتك في بوابة الهيئة يعمل، وأنك أو المسؤولة لديك تعرفان بيانات الدخول، لأنكما ستحتاجانها لطلب رمز الربط.

الخطوة الخامسة: درّبي فريق الاستقبال على إصدار الفاتورة المبسطة والفاتورة الكاملة والإشعار الدائن عند الاسترجاع، حتى لا تتوقف العمليات يوم الربط. وبعد الربط، راجعي أول الفواتير المرسلة للتأكد من أن كل شيء يعمل كما يجب.

أسئلة تطرحينها على مزود البرنامج

قبل أن تختاري نظام الفوترة، اسألي: هل البرنامج مرتبط مع منصة فاتورة (المرحلة الثانية)؟ هل يصدر الفاتورة المبسطة برمز QR والفاتورة الضريبية الكاملة؟ هل يصدر الإشعارات الدائنة عند استرجاع مبلغ؟ هل يساعدني الفريق في خطوات الربط؟ وأين تُحفظ بيانات الفواتير؟

وإذا أردت التوسع في معايير اختيار البرنامج عموماً، فاقرئي دليلنا كيف تختارين أفضل برنامج إدارة صالون في السعودية.

كيف يساعدك سنسا

سنسا برنامج سعودي لإدارة الصالونات والمشاغل النسائية، صُمم بناءً على تجربة فعلية داخل سلسلة صالونات نسائية سعودية. الكاشير فيه مرتبط مع منصة فاتورة (المرحلة الثانية)، ويصدر الفاتورة من الموعد مباشرة، مع ربطها بالخبيرة والخدمة في التقارير. تعرّفي على النظام من الصفحة الرئيسية أو صفحة برنامج إدارة الصالون وبرنامج المشغل النسائي، أو راسلينا على واتساب لطلب عرض.

مقالات ذات صلة

• اختيار برنامج إدارة صالون
• تنظيم المواعيد وتقليل عدم الحضور
• حساب عمولات الخبيرات
• الانتقال من الدفتر إلى البرنامج
• زيادة عودة العميلات